Οργάνωση Εσωτερικού Λογιστηρίου & Υποστήριξη Διαδικασιών
Οργανώνουμε το εσωτερικό σας λογιστήριο με σαφείς αρμοδιότητες και διαδικασίες.
Ένα εσωτερικό λογιστήριο πρέπει να συντονίζει πολλές διαφορετικές εργασίες: από τα λογιστικά στοιχεία και τις υποχρεώσεις μέχρι την προετοιμασία της μισθοδοσίας. Η CompuTax εξετάζει πώς λειτουργεί σήμερα και οργανώνει τις αρμοδιότητες, τη συνεργασία των τμημάτων και τους απαραίτητους ελέγχους με βάση τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Μιλήστε με την CompuTaxΠαραστατικά, στοιχεία μισθοδοσίας και εργασίες μηνιαίου κλεισίματος οργανώνονται με σαφείς υπευθύνους και συγκεκριμένα βήματα.
Οργάνωση στην πράξη
Λογιστικές και μισθοδοτικές εργασίες με κοινό πλαίσιο λειτουργίας.
Όταν τα στοιχεία διακινούνται μεταξύ τμημάτων, χρειάζεται ενιαίος τρόπος λειτουργίας.
Ένα τιμολόγιο παραμένει σε άλλο τμήμα, οι άδειες και οι μεταβολές προσωπικού φτάνουν λίγο πριν από τη μισθοδοσία, ενώ οι εργασίες του μήνα εξαρτώνται από προφορικές συνεννοήσεις. Αυτά τα κενά επηρεάζουν τη λειτουργία ολόκληρου του λογιστηρίου.
Εξετάζουμε πώς συνεργάζονται το λογιστήριο, η μισθοδοσία, η διοικητική ομάδα και τα υπόλοιπα τμήματα. Στη συνέχεια διαμορφώνουμε έναν ενιαίο τρόπο εργασίας που ανταποκρίνεται στη δομή και στον όγκο δραστηριότητας της επιχείρησής σας.
Σαφείς αρμοδιότητες
Κάθε τμήμα γνωρίζει ποια στοιχεία αναλαμβάνει και σε ποιον τα παραδίδει.
Εργασίες με συγκεκριμένη σειρά
Οι επαναλαμβανόμενες λογιστικές και μισθοδοτικές εργασίες εντάσσονται σε σαφές πρόγραμμα.
Πληροφορία στον σωστό χρόνο
Παραστατικά, στοιχεία αδειών και μεταβολές προσωπικού συγκεντρώνονται όταν πραγματικά χρειάζονται.
Από μία διαδικασία έως ολόκληρο το λογιστήριο.
Μπορούμε να οργανώσουμε μια επιμέρους λειτουργία, όπως τη συγκέντρωση μισθοδοτικών στοιχείων ή τη διαδικασία μηνιαίου κλεισίματος, αλλά και το σύνολο του λογιστηρίου. Το εύρος της υποστήριξης καθορίζεται από τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησής σας.
Οργανώνουμε τις εργασίες του λογιστηρίου σας από την παραλαβή έως την ολοκλήρωση.
Αποτυπώνουμε τη συνολική λειτουργία του λογιστηρίου: διαχείριση συναλλαγών, παρακολούθηση υποχρεώσεων, προετοιμασία του μηνιαίου κλεισίματος και συγκέντρωση στοιχείων για τη μισθοδοσία. Εξετάζουμε πώς κατανέμονται σήμερα οι εργασίες και πώς συνεργάζεται το λογιστήριο με τα υπόλοιπα τμήματα.
Ορίζουμε αρμοδιότητες και κοινό πρόγραμμα για τακτικές και έκτακτες εργασίες, από την παραλαβή ενός παραστατικού έως μια αλλαγή προσωπικού. Διατηρούμε όσα λειτουργούν σωστά και οργανώνουμε τα υπόλοιπα, ώστε η καθημερινή λειτουργία να μη στηρίζεται σε άτυπες συνεννοήσεις ή στη γνώση ενός μόνο ανθρώπου.
Εποπτεύουμε την εφαρμογή των διαδικασιών και τη ροή της πληροφορίας.
Εποπτεύουμε είτε τις ήδη καθιερωμένες διαδικασίες του λογιστηρίου είτε όσες έχουμε οργανώσει μαζί. Εξετάζουμε αν οι λογιστικές εργασίες, η συγκέντρωση μισθοδοτικών στοιχείων και η προετοιμασία του κλεισίματος πραγματοποιούνται με την απαιτούμενη πληρότητα και στον προβλεπόμενο χρόνο.
Όταν διαπιστώνουμε επαναλαμβανόμενα λάθη, καθυστερήσεις ή εκκρεμότητες, αναζητούμε την αιτία και προτείνουμε συγκεκριμένες αλλαγές στον τρόπο εργασίας. Η εποπτεία δεν εξαντλείται στη διαπίστωση ενός προβλήματος· βοηθά να αποκατασταθεί η ομαλή λειτουργία.
-
Ελέγχουμε την πρόοδο των περιοδικών εργασιών και καταγράφουμε τις εκκρεμότητες που χρειάζονται ενέργεια.
-
Εξετάζουμε αν τα στοιχεία για τη μισθοδοσία και το κλείσιμο της περιόδου παραδίδονται πλήρη και έγκαιρα.
Σαφή βήματα και έλεγχοι σε κάθε κρίσιμη εργασία.
Σχεδιάζουμε συγκεκριμένα βήματα για παραστατικά και εγκρίσεις, για τη συγκέντρωση παρουσιών, αδειών και μεταβολών προσωπικού πριν από τη μισθοδοσία, καθώς και για το μηνιαίο κλείσιμο. Για κάθε διαδικασία καθορίζουμε ποια στοιχεία απαιτούνται, ποιος τα παραδίδει, ποιος τα ελέγχει και πώς αντιμετωπίζονται οι εξαιρέσεις.
ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ
Αποτύπωση
Καταγράφουμε πώς εκτελείται κάθε εργασία, από τα παραστατικά μέχρι τα στοιχεία προσωπικού.
ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ
Αρμοδιότητες
Ορίζουμε ποιος συγκεντρώνει, παραδίδει, ελέγχει και εγκρίνει τα στοιχεία κάθε σταδίου.
ΕΛΕΓΧΟΙ
Έλεγχοι
Ορίζουμε ελέγχους πληρότητας πριν από την έκδοση μισθοδοσίας και το κλείσιμο της περιόδου.
ΕΦΑΡΜΟΓΗ
Εφαρμογή
Δοκιμάζουμε τα βήματα με πραγματικές περιπτώσεις και προσαρμόζουμε όσα δεν λειτουργούν στην πράξη.
Βοηθάμε την ομάδα σας να εφαρμόσει τις αλλαγές στην πράξη.
Εκπαιδεύουμε τους ανθρώπους του λογιστηρίου και της διοικητικής ομάδας στον τρόπο εφαρμογής των διαδικασιών: διαχείριση παραστατικών, παράδοση στοιχείων παρουσιών και αδειών, μεταβολές προσωπικού και έλεγχοι πριν από το κλείσιμο της περιόδου.
Η καθοδήγηση συνεχίζεται και κατά την εφαρμογή. Επιλύουμε πρακτικές απορίες και αποτυπώνουμε σαφείς οδηγίες, ώστε η ομάδα να μπορεί να εφαρμόζει τις διαδικασίες σταθερά και να εντάσσει ευκολότερα νέους συνεργάτες.
Ψηφιακή υποστήριξη όπου χρειάζεται
Όπου χρειάζεται, η CompuTax αναπτύσσει προσαρμοσμένα ψηφιακά εργαλεία για τη συλλογή πληροφοριών και την παρακολούθηση υποχρεώσεων.
Ας οργανώσουμε το εσωτερικό σας λογιστήριο.
